PREP法とは？身につけるメリットは？例文やトレーニング法も紹介！

PREP法とは、分かりやすく、説得力のある話を相手に伝える方法です。4つの流れで短時間にポイントを絞って伝えられるため、上司への報告や会議などの場面で有効な手法で、ビジネスシーンで幅広く活用できます。この記事では、20代のビジネスキーパーソンに向けて、PREP法を身につけるメリットや簡単な例文、トレーニング法について紹介します。職場で効率の良い仕事に取り組むための1つの手法としてお役立てください。

PREP法とは

PREP（プレップ）法とは、point・reason・example・pointの頭文字を取った文章作成方法の1つで、以下の順序で構成しています。

・point：結論（話の要点となる結論を最初に伝える）

・reason：理由（結論に至った理由を説明する）

・example：具体例（理由を補足するための事例を説明する）

・point：結論（最後に要点をまとめて伝える）

ビジネスでは、簡潔で明瞭な文章構成や口頭での説明が必要不可欠です。説得力を持たせ、短時間で意見を伝える場面では特に役立ちます。

PREP法を使った例文・使えていない悪い例

仕事の進捗状況の報告は、ホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）は重要ですが、特に新社会人の方はその重要性が身についていないと、仕事上で重大なミスにつながる可能性があります。ここでは、報告やメール、プレゼンテーションのビジネスシーンでPREP法を使った例文・使えていない悪い例について紹介します。

上司への報告の例

PREP法を使えていない悪い例と改善した良い例を紹介します。参考にしてください。

【悪い報告例】

部下が上司に資料作成の進捗状況を報告しています。

部下：来週の会議の打合せ資料について報告と相談があります。

上司：どう、進捗は？

部下：打合せ資料ですが、昨日、本店から急遽、別案件の依頼があり、その対応に追われており、時間がかかっています。急ぎの案件につきましては、明日までに報告しなければならず、困っています。

上司：ごめん。本店の案件は分かったけど、打合せ資料の報告だったよね？いつまでにできるの？

部下：本店の案件が終わり次第、作成します。

上司：だから、いつできるの？

部下：はっきりとは言えません。

【良い報告例】

部下：来週の会議の打合せ資料について報告と相談があります。

上司：どう、進捗は？

部下：（結論）今週末の作成完了を予定していましたが、来週の初めまで作成に時間がかかりますそうです。

（理由）というのも、昨日、本店から急ぎの案件の依頼があり、打合せ資料の作成時間がなく、作成が遅れております。

（具体例）本店の案件は、過去の資料との照らし合わせが必要で、かなり時間がかり

ます。

（結論）このままでは、打合せ資料の作成が遅れますので、他の方に手伝っていただきたいです。

ビジネスメールの例

ビジネスは、社内外の情報共有のため、メールで多くのやり取りを交わします。しかしビジネスメールに不慣れ、自信がないという社会人の方は意外と多いのではないでしょうか。しかしPREP法により、ビジネスメールでも簡潔でわかりやすい文章で伝えられるのです。

【良い文例】

（結論）〇〇プロジェクト会議につきまして、資料の進捗状況をお伺いいたしたく、ご連絡

いたしました。

（理由）〇月〇日にメールでお願いしておりました○〇プロジェクトの会議資料につきまして、その後の進捗状況はいかがでしょうか。

（具体例）ご依頼しております資料が必要となる会議が○月〇日に迫っており、昨日より資料の確認を始めております。

(結論) お忙しいところ恐縮ですが、明日の10時までに電話またはメールで、資料作成の進捗状況の報告をお願いいたします。

プレゼンテーションの例

社内の会議や打合せでPREP法を使うと、提案やアイデアの内容を伝えやすくなります。

【良い例文】

（結論）現状の設備をAIにより完全自動化することで、業務効率が現状より20%上がり、作業時間が20%削減可能になります。

（理由）今までの手動対応では、操作が複雑なため、経験や知識がないとトラブルを起こった場合の対応に時間を費やしていました。また現場での対応時間が1時間かかり、月20時間以上の残業になっています。

（具体例）具体的には、今の設備をすべて遠隔自動化し、トラブルが発生した場合は警報を発信させ、AIによる判断でトラブルを解消する設備に改造します。

（結論）現状の設備をAIによる自動化に一新することで、業務効率20%向上と月の残業時

間20時間の削減が実現可能です。

PREP法を身に付けるメリット

PREP法を上手に使いこなすには、そのメリットをしっかり押さえる必要があります。まずはメリットについて5つ、紹介します。

説得力が出る

PREP法は結論を2回伝えるため、結論を印象づける効果が高く、聞き手の印象に残りやすくなります。併せて、結論に至った理由や具体例を伝えることで、納得感があり、説得力が出る説明になります。

短時間でやり取りが完結する

伝えたい大切なポイントを短時間で伝えられます。伝えたい内容が整理されていないと、肝心の内容が聞き手に伝わらず、ストレスを与えてしまいます。短時間でやり取りが完結するPREP法は、簡潔、明瞭に伝えられるため、業務の効率化につながるのです。

情報を整理する習慣がつく

日常のビジネスシーンで情報を整理する習慣が身につくこともメリットの1つです。伝えたい内容を整理し、簡潔に組み立て、必要な情報を整理する考え方を習慣化すれば、思考がまとまり、コミュニケーション力も向上します。

文章作成がスムーズになる

結論から構成するPREP法は、文章作成がスムーズになり、作成するスピードも格段に向上します。構成を決めずに一から文章作成すると、時間がかかるだけでなく、最終的に伝えたい内容が分からなくなります。伝える文章の型を決めることで、要点がぶれず、文書作成に時間をかけず作成できるようになるのです。

聞き手のストレスにならない

簡潔、明瞭に伝えられるため、聞き手のストレスにならないこともメリットです。結論や主張を最初に伝えることで、時間をかけずに理解してもらえるため、お互いのストレスが軽減します。特に聞き手にとっては、報告の意図が迅速に伝わるため、お互いの意思疎通がスムーズになるのです。

PREP法のデメリット

メリットばかりが見えるPREP法ですが、実はデメリットも存在するため、場面によって使い分けの必要性があることを理解しておきましょう。

使い慣れるまでに時間がかかる

身につけるために理解し、使い慣れるまでには時間がかかります。またPREP法を意識しすぎると、伝えたい内容がまとまらず、今まで以上に文章作成時間がかかることも考えられます。今、身についている文章スタイルから脱却するには、それなりに時間がかかるのです。

スピーチには向かない

文章構成や口頭で話を伝えるときに活用すれば、効果的なPREP法ですが、スピーチには向きません。結論や理由を先に述べるため、具体例は補助的な役割となり、聞き手の感情が薄れ、印象が薄れてしまいます。特に感情移入が必要なスピーチでは淡白な表現となり、聞き手には伝わらないのです。

長文作成に向かない

PREP法の強みは、結論から主張し、理由や具体例を簡潔に伝えることを目的としているため、最小限の長さで構成できることです。そのため、ストーリーに沿う小説や技術検討書、論文など詳細な内容を書く長文には向いていません。あえてPREP法を使おうとすれば、読み手にとって、魅力や興味がなくなる文章になってしまうのです。

PREP法のトレーニング法

PREP法を身につけるには、意識を持ったトレーニングでなければ、効果的ではありません。そのため、使いこなすようになるまでは、ある程度の時間と練習が必要になります。

PREP法に慣れるまで繰り返す

文章構成が決まっているprep法は、日頃から積極的に意識し、慣れるまで繰り返すことが大切です。ビジネスでは、職場の上司や同僚に、説明や提案、意見提起する場面が多くあります。PREP法の構成をイメージし、結論から述べ、その理由や根拠を整理して伝えるトレーニングを反復すれば、徐々に整理された考え方の意識が持て、簡潔で分かりやすい説明のコツがつかめるようになります。

PREP法とSDS法の比較

PREP法に対して、SDS法という手法もあります。この2つを使い分けることで、さまざまな場面で、人に伝わる最適な話し方、書き方ができるようになります。

SDS法とは

PREP法とよく比較される文章構成になるのがSDS法です。

SDS法とは、「要点」「詳細」「要点」の文章構成で、最初に全体の概要を伝え、次に詳細説明、最後に全体のまとめの要点を伝える手法です。具体的には、以下の順番で伝える文章構成で、読み手を中心とした手法といえます。

S（Summary）：要点となる伝えたい文章の概要を伝える

D（Details）：詳細となる細かな内容を具体的に説明する

S（Summary）：最後に要点として、全体のまとめを伝える

PREP法とSDS法の違い

PREP法は「結論が重要」であるのに対し、SDS法は話の中間となる「詳細に重点」を置くという文章構成の違いがあります。ビジネスシーンで多く使われるPREP法に対し、SDS法は、プレゼンテーションやセミナーなど、詳細な内容を聞いてもらいたい場面で多く使われます。

PREP法について学ぶおススメ本

PREP法を意識した文章構成に沿って伝えれば、スピーディーで論理的、分かりやすい話し方、書き方ができます。この記事で不足している内容を深く知りたい、理解を深めたい場合には、次に紹介する2冊の本がおススメです。

論理的に「話す」技術: PREP法で簡単に身につく

できるビジネスキーパーソンのスキルとして、論理的に「話す」技術は、必須のコミュニケーション能力です。PREP法はあらゆるビジネスシーンで活用できる、シンプルで最強の手法です。本書では、論理的な話し方を実践的に習得できるよう解説しているため、PREP法を簡単に身につけられます。

きちんと伝わる！ センスのよい文章の書き方

日々の仕事に追われる社会人の共通の悩みは、書くことへの苦手意識ではないでしょうか。本書は、特に文章センスがない、時間がないという社会人の悩みを同時に解決することを目指した内容になっています。センスのよい文章を書く技術を身につけるための思考のプロセスを詳しく、丁寧に紹介しているため、伝わる文章のコツが分かる1冊です。

まとめ

PREP法を活用すれば、的確な報告が迅速に分かりやすく伝わるため、職場の上司からの評価が上がり、自身のスキルの向上にもつながります。しかし、PREP法のメリットを知っただけではすぐに活用できません。日常のビジネスシーンで有効に活用するためには、

基本を理解し、トレーニングを重ねることが大切です。大事なビジネスチャンスを逃さないためにも、意識して使ってみてください。