【第31回】年末を乗り切るタスク管理術｜めてお先生のVTuberとして生きていく

年末に向けてそろそろ色んな業務が立て込んできて忙しくなってくる時期。タスク管理やスケジュール管理って得意ですか？

私はバーチャルYouTuberとして日々活動していますが、YouTubeでの配信や案件関連の調整、コラボ配信や企画の準備に動画編集、その他たくさんの種類のタスクに日々追われています。

そんな中、コラボ配信の日程調整のブッキングや案件関係の対応スケジュールなど、ミスしてしまうと大変なことになる作業も多くあるんです。

元々私が営業職を嗜んでいた頃から「タスク管理」や「スケジュール管理」についてどうしたら効率が良くなるか等考えるタイプだったので、今回はそのコツの話をしようかと思います。

タスク管理に必要な能力って？

そもそも、タスク管理ってどんな能力が高ければうまくいくかって考えたことありますか？

➀必要タスクを把握する能力
②タスクに優先順位をつける能力
③タスクの必要時間を想定する能力

実はタスク管理を分解するとこの3つの工程に分けられるんです。そしてそれをうまくスケジューリングすることで「スケジュール管理」もうまくいくってこと。

①必要タスクを把握する能力

まずは自分が抱えてるタスクを全部書き出す作業。人の脳みそって結構ポンコツなので、紙やスマホ・PCのメモ帳に書き出さないと抜け漏れが発生しがち。それに、全体の作業量を把握することで、スケジュールも立てやすくなります。
最初は少し面倒かもしれないけど、タスクを書き出してみましょう！

②タスクに優先順位をつける能力

書き出したタスクに取り掛かる順番を決めるためにも、優先順位を付けます。方法はアイゼンハワー・マトリクスがオススメです。

図のように、タスクを緊急性と重要度によって、優先順位を付ける方法です。
このマトリクスを使ってタスクを割り振れば、無駄に気付く事も出来るし、どれから取り組むべきかも一目瞭然です。

③タスクの必要時間を想定する能力

タスク1つ1つにかかる時間を想定することが出来ると、1日のスケジュールが立てやすくなります。
また、短時間で終わらせることのできるタスクを把握できるようになると、仕事中にたまに発生する隙間の時間「15分だけ空いてるな」のようなデッドタイムを減らすことが出来て仕事の効率が上がるんです。

効率よくタスクを捌くために

タスクを片付けていく時に1つ意識しておくとよいのは【類似タスクは一気に片付ける】という事。
違う作業に切り替える時って実は脳みそが結構頑張ってるらしく、同じタスクを一気に片付ける方が作業にかかる時間が短縮される可能性が高いんです。
それに、資料を作る、メールを送るなどは必要なアプリケーションを開いて、閉じるという前後のロスタイムのようなものが若干ではあるけど発生します。
コレが何回もとなると案外馬鹿にできない合計時間になってくるんです。

カレンダーをうまく活用する

1日の予定・スケジュールの管理ってどうしてますか？今はGoogleカレンダーでPCからもスマホからも予定を管理できますが、手帳を使用している方も多いと思います。
紙の手帳でもいいのですが、Googleカレンダーのように時間ごとに予定を書き込めるバーチカルタイプがオススメです。

時間ごとにスケジュールを入れておくことで余白の時間も把握できるし、予定のブッキングも避けられます。

注意

ここまで書いてきたことが完璧！な場合、最後に1つだけ気を付けて欲しい事があります。それは「スケジュールをギチギチに詰め込まない事」。
仕事って予定外の緊急性が高い作業が急に入ってくることも少なくないですよね。それに対応できるように、少し余裕を持ったスケジューリングがオススメです。

スケジュール管理、タスク管理を効率的に行って、余裕をもって師走の仕事に向かいたいですね。

次回は最近よく聞かれる「VTuberって稼げるの？」というテーマについて

禰好亭めてお

イベントでのMC、専門学校の授業、雑誌の連載コラム等の実績を持ち、YouTubeではVTuber向け「VTuber講師」動画のUPやお悩み相談配信、対談コラボなどを行っている。教員免許や宅建士の資格を持ち、SNSでも人の役に立つ様々な情報を発信中！