ファシリテーターとはどんな役割のこと？司会との違いやファシリテーターに必要なスキルを紹介します。

会議の場で意見がまとまらず、参加者全員が納得できる方向に終着しない、発言する人が偏り、全員の意見を拾えないという経験はありませんか？そんな時に有効活用したいのが「ファシリテーター」です。

参加者全員で問題を解決するために、さまざまな意見を発言しあい、一致を確認や、相互理解を深めるサポートをする役割が「ファシリテーター」です。

ここではファシリテーターを置くメリットや必要なスキルを紹介します。

ファシリテーターとは

活発な意見を出し合い、相互理解を深めながら問題解決を促進することを「ファシリテーション」といいます。

ファシリテーターとは、ファシリテーションをする進行役のようなリーダー的役割をするポジションになります。

ファシリテーターの意味と目的

ファシリテーターの一言で結論が左右されることはありません。会議が脱線する、議論が発展しない場合に介入する場合もありますが、多くは参加者の議論を活発にして意見をまとめる役割に徹します。

ファシリテーターを会議に置くことで参加者からたくさんの意見を聞き出し、議論を効果的に進めて、その場の目的を達成しやすくなります。

ファシリテーターと司会は違う？

司会は会議を滞りなく進めるのが役割で、参加者に発言を促す機会は多くありません。

一方、ファシリテーターは参加者からできるだけ多くの意見を引き出し、議論を円滑に進め、最終的に合意を得る役割が求められます。似ているようで役割が違うのです。

ファシリテーターはなぜ必要か？

会議では、参加者が同じ方向を目指してディスカッションしていくことが大切です。しかし、意見が分かれて対立したり、目的を理解していない参加者がいたりすると、話が脱線してしまうケースもあります。

そんなときに、ファシリテーターは、逸れてしまった話を軌道修正し、再度ゴールに向かって話し合いができるようコントロールします。

メリット①会議のゴールを明確化できる>

会議の目的とゴールが明確でないと、どんなに時間を使っても結論を出すことができません。具体的なゴールを設定することで、参加者の目指すべき方向性をそろえ、スムーズに会議を進行することができます。

メリット②会議が活性化する

参加者の発言が少なくなったり、意見は活発だが、目的から外れた雑談や感情的な発言が続いたり、まとまりがなくなっているときに、ファシリテーターが介入すれば、その場の雰囲気を改善し、安心して意見を出しやすい環境になります。

メリット③合意形成がしやすい

対立が起こり、意見がまとまらないことがあっても、参加者全員が納得できるゴールに向かい、合意形成を図ることが大切になります。

ファシリテーターが目指す合意形成は、強引にゴールに導くことはありません。参加者と問題解決をしながら、合意形成をスムーズにし、より納得感が強いものにすることが重要です。

メリット④時間が管理され会議の無駄が減る

会議の時間は限られているので、時間通りに始まり、終了するのが望ましいです。ファシリテーターは、あらかじめ会議進行の時間割を設定し、時間の管理をしながら管理を進めます。限られた時間を効率的に使い、会議の無駄が減ることが期待できるでしょう。

ファシリテーションスキルが役に立つ場面や業界

ここからはファシリテーションスキルが役に立つ場面や業界を紹介していきます。就職活動や転職活動にも役立つ場面がありますので、求職中の方も必見です。

ワークショップやグループディスカッションの場面

ワークショップやグループディスカッションでは、自由に発言できる場ではありますが、参加者同士に面識がないと、活発な議論に発展するまで時間がかかります。ファシリテーターがまとめることにより、議論が発展しやすくなります。

就活現場でも、グループディスカッションで、議論させることがあります。ファシリテーターは難しいポジションですが、うまくグループをまとめることができれば高い評価を得られるかもしれません。

介護・福祉業界の現場で

生産性、サービス向上のために福祉の現場でもファシリテーションが注目されています。チームでコミュニケーションを円滑にし、情報共有することで業務の改善が期待できます。

また、利用者の家族と認識の一致を確認したり、相互理解を深めたりするにも有効です。参加者が集団で問題を解決するために役立ちます。

ファシリテーターの役割を果たすために必要なスキル

ファシリテーターとしての役割は、会議の進行だけではありません。会議のプレイヤーとしてさまざまなスキルが求められます。ここからは、ファシリテーターとして必要といわれる6つのスキルを紹介します。

①ゴール・目標の設定と共有

会議がスムーズに進むには、「ゴールが明確になっているかどうか」がとても大事なポイントです。時間内に会議が終わらない、意見がまとまらないのは、参加者が会議の目的を理解していなかったり、目指すゴールの共有認識ができてなかったりするからかもしれません。

ファシリテーターは、会議の目的を押さえた上で目標を確認し、参加者へ共有します。無駄な会議にならないように、ルールとゴールの設定をし、事前準備を行いましょう。

②意見交換が活発になる雰囲気を作る

上司の顔色をみて発言を控える、他人と違う考えだから発言しにくいと感じると、参加者からの意見が集まらないだけでなく不公平感があります。どんな意見でも自由に安心して発言できる雰囲気つくりもファシリテーターに求められます。

③全体を見通し中立の立場で進行する

ファシリテーターとして大切なことは「中立的な立場で会議を進めること」です。ときには、自分と意見の違いを感じることもあるでしょう。

しかし、ファシリテーターは自身の主張や意見は控え、あくまで中立的な立場で、出された意見に対し、否定や肯定したりすることなく、全員が発言しやすい場を作るスキルが必要です。

④参加者がアイデアを引き出せるように導く

会議で活発な議論がされていないと感じたら、意見を出しやすくすることが大切です。参加者が緊張していないか、言いたいことがありそうなのにタイミングを見ている様子はないか観察してみましょう。適切な声掛けをして参加者全員で議論をし、隠れた意見を引き出すコミュニケーションスキルも重要です。

⑤場の意見をまとめて合意形成を促す

ファシリテーターが活発に議論しやすい雰囲気を作れば、さまざまな意見が出されることでしょう。多様な意見を集約し、参加者が納得できる形で会議のゴールに終着する必要があります。

会議が白熱すると、論点がずれてしまうこともあります。そんな時は、会議の目的を参加者に思い出してもらうことも必要です。ファシリテーターは、会議中もポイントを整理し、意見をまとめる合意力も求められます。

⑥時間の管理ができる

「会議の時間が終わっても、結論がでなかった」というのは避けたいところです。ファシリテーターは、事前に議論内容の優先順位を決める、議題ごとの時間配分など、時間内でゴールに達成するための時間管理スキルも欠かせません。

練習すれば誰でもファシリテーターになれる！

ファシリテーターには、公的資格はありません。練習すればだれでもなれます。ベーシックスキルとして

①場のデザインのスキル
目的、目標などを決め、確認、共有する

②対人関係のスキル
参加者と信頼関係を築き、意見を言いやすい環境を作る

③構造化のスキル
議論の内容を整理しながら共有し、論点を構造化する

④合意形成のスキル
納得感のある会議にするために、高い意思決定を促す

これらを身に着けておくとよいでしょう。

ファシリテーターを務めるときのコツ

ファシリテーションスキルが役に立つ場面が分かったところで、もし自分がファシリテーター役になった時にどんなことに気を付ければ良いかを紹介します。

会議のスタート時にゴールを確認する

会議を始める際に、ファシリテーターは、参加者に目的とゴールを改めて確認してもらいます。事前にアジェンダをメールで送る、会議当日は、目に見えるところに掲示しておくのもよいでしょう。

会議が目的と脱線しそうになったら、もう一度参加者全員に目的とゴールを伝え意識してもらうのがポイントです。

中立の立場を意識する

ファシリテーターはあくまで会議を進行させる役であり、自分の意見をだす立場ではありません。ファシリテーターとして会議を成功させるには、中立な立場で意見を受け取り、発言を管理することが重要です。

たとえ、対立が起きてもどちらかの意見に賛同すると合意形成が進まなくなる要因になります。目的から話が逸れてしまった場合も、一度、受け取ったと態度で示し、本来の議題に戻すと良いでしょう。

傾聴の姿勢を意識する

傾聴とは「耳を傾けて一心にきくこと」「熱心にきくこと」「真剣にきくこと」です。具体的には、相槌や「うんうん」「なるほど」と、相手の気持ちに共感しながら理解しようとしている姿勢を見せましょう。発言者が、自分の話を聞いてくれている、受け入れてもらえていると感じると、もっと聞いてほしいという心理になり、より深く質の高い議論へ導けるかもしれません。

参加者全員の発言を促す

参加者全員が積極的に発言できるような進行を心がけましょう。多数意見もあれば、少数意見もあります。どんな意見も否定せず、相槌を打ったり関心を示したりすると、異なる考えを持つ参加者も発言しやすくなります。

中立的な立場で「必ず1回は発言してもらう」「途中で話を遮らない」「出た意見を批判しない」これらを心がけ、より多くの意見を引き出しましょう。

板書や議事録を共有する

ファシリテーションの場では、より多くの意見を聞き出していくことが重要です。意見が活発になるとどのような意見が出ていたか忘れてしまったり、ダラダラと同じ議論を繰り返したりしないためにも、ホワイトボードなどを使って発言内容を板書します。付箋を使っても良いでしょう。

会議が無事、終了したら当日中に議事録を作成し、参加者に共有します。時間が経つと忘れてしまうので、記憶が新鮮なうちに共有するのがポイントです。議事録は、アジェンダに記録を追記するかたちでも十分です。

ファシリテーターを置いて会議を円滑に進めましょう

ファシリテーターの役割、メリット必要なスキルを紹介しました。限られた時間で仕事の生産性や効率性が求められる中、明確な目的をもち、ゴールへと導く重要な役割です。

参加者全員が達成感を得られるファシリテーションスキルを身に着けて、自分の武器にしてみてはいかがでしょうか。