名刺の渡し方を徹底解説！順番や複数人の場合の名刺交換のマナーも紹介

社会人になると、新人やベテラン、男性や女性関係なく、名刺交換をする機会があるかもしれません。

名刺の渡し方やマナーを理解していないと、スマートな名刺交換を行えず、相手に失礼な印象を与える恐れがあるため、自分と相手、どちらが先に名刺交換を進み出るのか、名刺を切らした際はどうするのかなどを知っておくことが大切です。

名刺の渡し方の手順やNG行為、イレギュラーなケースの名刺交換の仕方を解説します。

名刺交換をする意味

名刺交換をする意味は、自己紹介と、きっかけ作りです。名刺には、企業名や肩書、氏名、連絡先、企業ロゴなどの情報が記載されているため、名刺交換をすることで自己紹介の役割を果たします。

また、名刺に趣味や出身地などを載せると、相手との話のきっかけができ、早々に打ち解けて緊張がほぐれる効果も期待できます。顔写真も載せれば、顔と名前を覚えてもらいやすくなるでしょう。

名刺交換は、仕事の縁を結んでくれる可能性もあります。名刺交換をした企業担当者が、適した取引先を探している際に、名刺を見て自社のことを思い出してくれるかもしれないため、仕事の依頼を受けたり、仕事を依頼したりする際の、人脈をつなぐ大切な行為といえるでしょう。

名刺交換の基本的な手順

名刺交換をスムーズに行うことは、大切なビジネスマナーのひとつです。

いざ名刺交換をする際に慌てないよう、名刺交換の基本的な手順を把握しておきましょう。

名刺の準備

名刺入れは、あらかじめ上着の内ポケットや鞄の取り出しやすい場所に入れておいたり、手に持っていたりして、相手の姿が見えたタイミングですぐに名刺を出せるようにしましょう。

名刺交換前に、鞄の中に手を入れて懸命に探し、相手を待たせてしまうとマイナスな印象を与えてしまうため、すぐに名刺交換ができるように準備しておくことが大切です。

名刺を渡す

名刺は、相手が読みやすい向きにして両手で持ちながら名刺入れの上に乗せ、自分の社名や氏名を名乗りながら渡します。

名刺交換は立ちながら行うことがマナーです。また、机の上で行うこともNGのため、相手と机を挟んでいる場合は立ち上がり、机の横に移動して名刺交換をしましょう。部屋のスペースがなく、机の横に移動できない場合は、「机越しで申し訳ございません」などと一言添えます。

自分の名刺は、差し出された相手の名刺よりも低い位置から渡すと、謙虚な印象を相手に与えられます。

名刺を受け取る

相手から差し出された名刺は、両手で受け取ることが望ましいです。名刺を受け取る際には「頂戴いたします」と感謝を伝えましょう。

また、受け取った名刺は胸より高い位置で持ち、名刺に記載されている相手の名前などの情報を確認します。名前の読みや趣味など、話のきっかけになりそうな事柄があれば、触れると場が和む可能性があります。

交換した名刺の処理

交換した名刺は、すぐにしまわずに、立っている間は名刺入れの上に持っておき、テーブルがある場で着席した場合は、自分から見て左側に名刺を乗せた名刺入れを置いておきます。

交換した名刺は、取引先との打ち合わせなどが終わるタイミングで、名刺入れにしまいます。相手が名刺をしまうタイミングに合わせるといいでしょう。

名刺交換後に、早々に名刺入れにしまったり、ポケットや鞄に直接入れたりしないように注意してください。

名刺交換のマナー

名刺交換は、名刺を渡したり、しまったりという流れがありますが、それぞれに細かいマナーがあるため気を付けましょう。

名刺交換のさまざまなマナーを解説します。

名刺を渡す順番

名刺は、立場の低い人から先に渡すことがマナーです。自分が相手企業への訪問者の場合は、自ら進んで、相手のなかで最も役職の高い人から名刺を渡すようにします。

相手が複数人いる場合は、相手同士の話し方や態度などから、役職の高い人を推察しましょう。最も役職の高い人が分からなくても、名刺交換は上司から行うため、自分が名刺を出せば相手も名刺を出してくれる可能性があります。

名刺の置き方、並べ方

受け取った名刺は、机の上に名刺入れの上に乗せて置いておくことがマナーですが、複数人から名刺を受け取った場合は、名刺入れの上に重ねることはNGのため、一番役職が高い人の名刺を乗せるようにしましょう。

ほかの人の名刺は、相手の席順に応じてテーブルに並べておくと、名前と顔が一致しやすいです。

一番役職が高い人の判断がつかない場合は、名刺入れは右下に置き、受け取った名刺を相手の席順に並べておくといいでしょう。

名刺のしまい方

受け取った名刺は、打ち合わせや商談が終わるまでしまわないことがマナーです。打ち合わせ中は机の上に置いておき、終了するタイミングで名刺入れにしまいます。

相手より先に名刺をしまうと、「早く帰りたいのかな」「商談に乗り気じゃなかったのかな」などと思われてしまう恐れがあるため、相手がしまったあとに自分もしまうといいでしょう。

名刺交換でやってはいけないNG行動

ビジネスマナーの習得度合いが表れる名刺交換で、やってはいけないNG行動があります。

NG行動を取ると、相手からの信頼が低下したり、心証が悪くなったりする恐れがあるため、十分に注意することが大切です。

名刺交換でやってはいけないNG行動をご紹介します。

自分の名刺を切らしてしまう

複数人との名刺交換が立て続けに行われたり、名刺を補充し忘れたりすると、名刺交換時に名刺を切らしてしまうことが考えられます。

名刺を切らしてしまうことは、ビジネスマナーとしてNGであり、相手に「名刺を渡さなくてもいい相手だと思われている」と悪い印象を与える恐れがあるため、名刺の補充を習慣づけたり、あらかじめ多くの枚数を持っておいたり、早めに名刺の追加発注をかけたりなどの対策が重要です。

相手企業のロゴや社名に指を置く

相手の名刺に記載されている企業ロゴや社名に指を置くことはNG行動です。

名刺は、相手の情報が載っていたり、人脈形成につながったりする大切なビジネスツールです。相手は、名刺に記載されている企業ロゴや社名を背負って、打ち合わせや商談の場に来てくれているため、企業ロゴや社名に指を置くことは相手を軽んじている行為と捉えられかねません。

同様に、相手の氏名に指を置く行為もマイナスな印象を与える恐れがあるため、差し出された名刺の余白を持つようにしましょう。

ポケットや財布から直接名刺を取り出す

名刺入れなしでポケットや財布から直接名刺を取り出すことは、ビジネスマナーとしてNGです。

ポケットや財布は、名刺専用の収納場所ではないため、雑に扱われている名刺を渡されたように相手は感じてしまい、不快感を抱く恐れがあります。予備の名刺をポケットや財布に入れている人は、名刺交換をする前にまずは名刺入れに名刺を移してから渡すようにしましょう。

また、さまざまな物が出し入れされたり、身体の動きによって変形したりするポケットや財布に名刺を入れておくと、折れたり汚れたりする可能性が高いです。折れたり汚れたりした名刺を相手に渡すことも失礼にあたるため、名刺は綺麗な状態で保管することが大切です。

名刺の上に書類を置く

名刺の企業ロゴや社名、相手の氏名の上に指を置くのが、相手を軽んじている行為と捉えられかねないように、名刺の上に書類を置く行為も失礼な印象を与えるため、NG行為として挙げられます。

受け取った名刺はテーブルの上に出しておくことがマナーですが、テーブルが狭く、書類を広げると名刺に被ってしまう場合は、「申し訳ありませんが、お名刺をしまわせていただきます」と一言断りを入れて、名刺入れにしまいましょう。

相手の名刺に直接書き込む

名刺は、相手の顔とも呼べる大切なビジネスツールのため、相手がいる前で相手の名刺に直接文字を書き込むことはNGです。

のちに相手のことをより鮮明に思い出せるように、名刺交換をした日付や相手の特徴を受け取った名刺に書き込んでおきたい人も多いかもしれませんが、相手の前で書き込むとよい印象を与えません。

そのため、打ち合わせや商談の場ではメモ帳などに書き込んでおき、相手と別れたあとに名刺に書き込むようにしましょう。

こんな時はどうする？ケース別の名刺交換の仕方

名刺交換は人対人で行うため、予想外の出来事が起きたり、ミスしてしまったりすることが考えられます。

名刺交換のケース別の対応を解説します。

複数人と名刺交換をするとき

複数人と名刺交換をする場合は、あらかじめ名刺入れの上に複数枚の名刺を重ねておき、相手に1枚ずつ渡します。受け取った名刺は、名刺入れの下に重ねて持っておきます。

上司と部下同士で名刺交換をする場合は、上司の名刺交換が始まったタイミングで部下同士も名刺交換を行い、最後にお互いの部下と相手の上司が名刺交換します。

名刺を出すタイミングが同時になってしまったとき

差し出された名刺は両手で受けることがマナーのため、相手と同時に名刺を差し出した場合は、右手で差し出し、左手で受け取り、すぐに右手を名刺に添えて、両手で持つようにします。

名刺をすぐに取り出せず、相手に先に出されてしまった場合は、相手を待たせないように先に名刺を受け取り、「申し遅れました」の一言を添えて自分の名刺を渡しましょう。

また、相手が遅れてくるなどして最初に名刺交換をできなかった場合は、打ち合わせや商談が終わった際に、「恐れ入りますが、お名刺を1枚頂戴してもよろしいでしょうか？」とお願いすると、漏れなく名刺交換を行えます。

名刺を切らしてしまった時

名刺を切らした際は、相手に名刺を切らしていることをお詫びして、口頭で社名や氏名などの自己紹介をします。後日会うタイミングがあれば、自分から名刺を渡し、すぐに会うタイミングがなければ、取引の資料などとともに名刺を郵送しましょう。

また、名刺を忘れた際は、「名刺を忘れまして」というと相手によい印象を抱かれないため、「名刺を切らしておりまして」と伝えることをおすすめします。

名刺を忘れた場合も、名刺を切らした場合と同様に口頭で自己紹介をしたり、後日名刺を渡したりします。

名刺の渡し方をマスターしてスマートな社会人に

自己紹介と人脈作りの役割がある名刺交換は、ビジネスにおいて必須と呼べる行為のひとつです。

名刺の渡し方には細かい手順やマナーがあるため、慣れないうちは動きがぎこちなくなるかもしれませんが、大切なことは、相手の名刺を相手自身だと思って、丁寧に扱うことです。

スマートな社会人になれるように、名刺の渡し方を練習したり、先輩や上司の姿を参考にしたりして、徐々に慣れていきましょう。

記事執筆や校正など文字に関わる仕事を幅広く行う元金融業のフリーライター。静岡県在住だけど岐阜県も大好き。戦国武将の推しは斎藤道三。（ブログ：https://enmojilaboblog.com/）