仕事で役立つ「メモの取り方のコツ」10選｜メモを取る目的・理由も紹介します

社会人になると、仕事を効率的に進めていくためにメモを取ることが大切です。

仕事で困らないように、メモの取り方のコツを知っておくと安心でしょう。

この記事では、メモを取る目的とメモの取り方のコツをご紹介しています。「メモを取る必要性が知りたい」「メモの上手な取り方を知りたい」という人は、ぜひご参考にしてください。

メモを取る目的・理由

メモを取る目的や理由として、次の5つが挙げられます。

・忘れないように残しておくため
・情報を整理するため
・自分の理解度をチェックするため
・仕事の効率を上げるため
・相手に安心感を与えるため

メモを取る目的・理由を解説します。

忘れないように残しておくため

メモを取ると、文字として残しておくことができるため、重要なことを忘れてしまうリスク回避につながります。

仕事をしていると、やるべきこと、覚えておくべきことが徐々に増えていき、すべてを管理したり記憶したりすることが難しくなります。

メモとしてやるべきこと、覚えておくべきことを残しておけば、メモを見返すことで思い出し、仕事漏れや重要な知識の欠落を防げるでしょう。

情報を整理するため

メモを取ることは、情報の整理に活用できます。

例えば、会議などでさまざまな意見や情報が出てきた際に、メモを取っていればどのような情報が出てきたのか、関係する意見はどれかを整理できるため、会議の内容や結論の明文化につながります。適切に情報を整理するには要点をまとめる能力も必要なため、メモを取ることで大切な情報を取捨選択し、まとめる能力の向上も期待できるでしょう。

また、情報の整理によって、自分が考えるべきことや次に取る行動を把握することも可能です。

自分の理解度をチェックするため

メモを取ると、自分がどの程度内容を理解しているのかをチェックできます。自分が十分に理解していないことは、メモに残そうと思っても上手くまとめられない可能性が高いです。

そのため、メモを取ることは自分が理解していない部分の把握につながり、先輩や上司に疑問点を明確に伝えることができます。

仕事の効率を上げるため

メモを取ると、先輩や上司がいなくてもメモを見返し、自分ひとりで業務を行えるようになるため、仕事の効率を上げることが可能です。

メモを取らず、一度教えてもらった業務を先輩や上司に何度も聞いたり、確認してもらったりすると、先輩や上司は自分の仕事を進められません。また、ひとつの業務にかける時間が長くなるため、業務効率が悪くなります。

周りの人に聞かなくても業務を進められるように、メモを取って業務効率を向上させることが大切です。

相手に安心感を与えるため

メモを取ると、相手に「きちんと話を聞いてくれている」「メモに残してくれている」と安心感を与えられます。

業務に関する説明などを、メモを取らずに聞いていると、相手は「本当に理解しているのか」「ひとりで業務を進められるのか」と不安を感じる可能性が高いです。実際に業務をひとりで進められないと、相手に「メモを取らないからだ」とネガティブな感情を抱かれる恐れもあります。

相手から説明を受けるときにはメモを取ると安心感を与えられるため、積極的にメモを取りましょう。また、メモを取ったうえで業務を行い、「確認」を依頼することは相手も快く受けてくれると考えられるため、良好な人間関係の構築にもつながります。

メモの取り方のコツ10選

メモを取ることは、情報の整理や相手との良好な関係の構築のために大切です。

しかし、せっかくメモを取っても、要点を押さえられていない、自分でも理解できない、という内容であれば、メモを取る目的を十分に果たせているとはいえません。

メモを仕事で存分に役立たせるためにも、以下に記したコツを取り入れて、メモを取ることをおすすめします。

・常にメモを持ち歩く
・なるべく手書きで書く
・日付とタイトルを入れる
・5Ｗ2Ｈを意識する
・キーワードを中心に簡潔に書く
・難しい漢字は無理して書かない
・矢印や記号を多く使う
・3色程度で色分けをする
・余白をとる
・自分の気づきも書き入れておく

メモの取り方のコツをそれぞれ詳しくご紹介します。

常にメモを持ち歩く

常にメモを持ち歩き、重要な情報やひらめいたアイデア、疑問に思ったことなどをすぐに書き留めるようにしましょう。仕事をしていると、やるべきことが次々と発生し、じっくりと思考できなかったり疑問点を質問できなかったりすることがあります。

忙しいなかでも手元にメモ帳があれば、備忘録としてアイデアや疑問点、やるべきことをメモしておけるため、忘れることがないでしょう。

また、メモを常に持ち歩くと、必要な場面ですぐにメモしたことを確認できるため、迅速に業務を遂行できます。

なるべく手書きで書く

メモは、短時間で取る必要があるため、なるべく手書きで書くことをおすすめします。デジタル機器でもメモが取れますが、入力された文字だけでは重要な点が分かりづらいです。また、色を使い分けたり図を用いたりすることもスピーディーに行いづらいでしょう。

手書きのほうが、その場で色ペンを使ったり図を描いたり、文字の大小などの違いをつけ重要度を表したりなどができるため、分かりやすくスピーディーに情報をまとめられます。

また、手書きのほうがデジタル機器でメモをするよりも思考したり集中したりしているため、記憶に残りやすいともいわれています。

日付とタイトルを入れる

メモには、どのような内容なのかが分かるように、メモをした日付と場所、タイトルを入れておきましょう。

日付や場所、タイトルを入れておくと、のちにメモを見返す際に目当てのメモを探しやすいです。また、最新のメモの内容と古い内容を混同し、ミスをするリスク回避にもつながります。

メモの内容が複数人に関係がある会議などの場合は、参加メンバーも記しておくと、情報の共有漏れを防げたり、のちに疑問が湧いた際などに参加メンバーに会議の内容を確認できたりします。

5Ｗ2Ｈを意識する

5Ｗ2Ｈとは、5W1Hに下記の2つの項目のいずれかを加えたものを指します。

【5W1H】
・When（いつ）：仕事の期限、日時
・Where（どこで）：仕事をする場所
・Who（誰が）：仕事の担当者
・What（何を）：仕事内容
・Why（なぜ）：仕事を行う理由
・How（どのように）：仕事を進める方法や手段

【追加される2項目】
・How much（いくら）：仕事で必要な費用、予算
・How many（いくつ）：仕事で必要な個数、目標数

5W2Hを意識してメモを取ると、仕事を進めるうえで必要な情報を漏らさないため、正確な業務を実施できる可能性があります。

先輩や上司の指示のなかで5W2Hの項目に抜けがあった場合は、確認するといいでしょう。

キーワードを中心に簡潔に書く

相手が話していることをすべてメモしようとするのではなく、重要な点やキーワードを中心に簡潔に書くことが、メモの取り方のコツのひとつです。

相手の説明や指示をすべてメモしようとすると、メモが追いつかず、重要な点を書き漏らす恐れがあります。また、文字がびっしりと書かれたメモでは、キーワードや要点を探すのにも時間がかかり、スピード感ある業務を行えない可能性が高いです。

そのため、メモは要点を絞り、簡潔に書くようにしましょう。

難しい漢字は無理して書かない

難しい漢字は無理して書かないようにしましょう。メモを取る際に難しい漢字を書いていると、書くことに意識が向いてしまい指示や説明の理解が不足するかもしれません。

メモした文章の意味が分かれば業務を遂行できるため、難しい漢字や分からない言葉はカタカナでメモしておき、メモした内容を改めてノートなどにまとめる際に漢字に書き直したり、あとで意味を調べたりすることをおすすめします。

また、電話や来客対応で相手から伝言や折り返しを頼まれたときには、同僚や先輩などに相手の名前を漢字で書いたメモを渡すと名前間違いなどが起きる恐れがあります。例えば、「トウカイリン」さんから電話を受け、メモに「東海林」と書いて先輩に折り返しを頼んだ場合、先輩は「ショウジ」さんに折り返しをしてしまい、人間違いを起こしたり失礼な印象を与えたりするかもしれません。

そのため、相手の名前はカタカナでメモを取ったり、漢字表記に読みを併記したりすることが大切です。

矢印や記号を多く使う

メモは、文字を羅列するだけでなく、矢印や記号を多く使うと見やすくなります。

文字だけのメモの場合、どこに要点が書かれているのかが分かりづらいため、自分が求めている内容を探すのに時間を要する恐れがあります。

一方で、矢印で関連する文章と文章をつなげたり、星や丸などの記号を使ってポイントを入れたりすると、要点が分かりやすくなるでしょう。

3色程度で色分けをする

メモの中で重要な点を把握しやすくなる方法として、ペンの色を分けることが挙げられます。

ペンの色は、多く使えばいいということはなく、3色程度がおすすめです。ペンの色は多く使うほど、メモがごちゃごちゃとした印象になり、見づらくなります。

そのため、通常は黒色を使い、重要な点は赤色、疑問点や自分の考えは青色というように、なるべく少ない色で書き分けると読みやすいメモができあがります。

余白をとる

メモの取り方のコツとしては、文字を紙に隙間なく埋めるのではなく、余白をとることが挙げられます。

メモに余白をとることで、メモ自体にスペースができて見やすくなったり、メモしていた内容に補足事項や自分の考えなどを追記できたりします。

仕事をしているとイレギュラーな出来事が起こるケースがあるため、メモに余白をとっておくことで、当該業務の関連情報としてすぐ近くにメモしておけるでしょう。

自分の気づきも書き入れておく

メモには、自分の気づきも書き入れておくと、メモをした状況や相手が話していた内容を思い出しやすくなる可能性があります。

また、メモに書いた自分の気づきを読み返すと、メモの内容をより深く理解できたり、新たなアイデアが浮かんだりするかもしれません。

自分の気づきを書く際には、事実と混同しないように注意が必要です。自分の気づき、意見、感情などは、ペンの色を変えて書いたり、専用の記号を文字の頭に用いたりすると、分かりやすくなります。

メモを取って効率的に仕事をしよう

社会人になると、仕事をひとりでこなしたり、理解したりするために、メモを取ることが重要です。

メモの取り方のコツとしては、なるべく手書きで書く、簡潔に書く、3色程度で書くなどが挙げられるため、仕事でメモを取る際にぜひ取り入れてみてください。

使用するメモ帳のサイズやデザインにも意識を向け、自分が使いやすいものを使うと、メモが取りやすくなってメモの質をより高められるでしょう。

記事執筆や校正など文字に関わる仕事を幅広く行う元金融業のフリーライター。静岡県在住だけど岐阜県も大好き。戦国武将の推しは斎藤道三。（ブログ：https://enmojilaboblog.com/）