マルチタスクとは？仕事をする中でのメリットとデメリットは？苦手な人向けの克服法も紹介！

マルチタスクとは

人間は順番に作業をこなしていくシングルタスクが基本です。ところが、現代社会では労働人口の減少からひとりで数多くの情報を処理することが求められ、処理の効率化の面からマルチタスクが重要視されるようになりました。

ビジネスパーソン必須ともいえるようになったマルチタスクには、どのようなメリットがあるか、克服方法を含めさまざまな面から解説していきます。

マルチタスクとシングルタスクはどう違う？

マルチタスクとシングルタスクは、作業の進め方に違いがあります。シングルタスクは、1つの仕事を完了してから次に移るのに比べ、マルチタスクは同時進行するところが特徴です。

結論としては、結果につなげ仕事を終わらせる点で変わりはありません。同時進行で効率化を高めるか、一つずつ確実に終わらすかに違いがあります。

マルチタスクが苦手な人の特徴

効率的なのはわかっていても、マルチタスクを苦手としている人には、いくつかの共通的特徴がみられます。

スケジュール管理が苦手

マルチタスクは、スケジュール管理が重要です。スケジュール管理ができないと優先順位がはっきりせず、同時進行するタスクをターゲットとしにくくなります。

完璧主義者でこだわりが強く、細かいことが気になる

こだわりの強い人は、完璧主義的な部分を持ちます。一つのことに対する集中傾向があり、ミスをしたくない気持ちが働くことが多いでしょう。細かなことも気になりやすいため、さまざまなことが同時に起こるマルチタスクは苦手な分野です。

注意力が散漫になりやすい

マルチタスクでは、集中してタスクを並行させる必要があります。注意力が散漫になりやすい人は、マルチタスクになるとどこに集中していいかわからず、逆に非効率になる傾向があるのです。

マルチタスクのメリット

同時進行していくマルチタスクには、さまざまなメリットがあります。難しそうにも見えますが、実は誰もがおこなっています。それに気が付くとメリットがはっきりするでしょう。

同時進行で複数の業務ができる

マルチタスクは名前の通り、同時進行で複数の業務をします。関連している仕事を同時進行するので、仕事の停滞を最低限にできるのがメリットです。流れをしっかりとつかめれば、効率が自然と向上していきます。

業務の全体像を把握できる

同時進行することで、さまざまな仕事に接する機会が増え、業務の全体像を把握しやすくなります。シングルタスクでは見えなかったこともわかるため、業務の展開として新たな発見も珍しくありません。

コミュニケーションが円滑になる

業務の全体を把握することで、さまざまなコミュニケーションを取ることになるでしょう。マルチタスクは、多角的行動につながります。素早く反応するため、円滑なコミュニケーションが求められるので、自然に身に付くでしょう。

業務の停滞が少なくなる

マルチタスクは複数の業務を同時進行するため、業務が停滞しにくくなります。停滞したほかの仕事のフォローもできるため、全体の効率改善できるのが特徴です。

マルチタスクのデメリット

マルチタスクはメリットばかりではありません。デメリットも理解することが、メリットを生かします。

自分のキャパシティーを超えてしまう

マルチタスクはさまざまな業務を並行するため、自分のキャパシティーである限界を超えることも珍しくありません。効率化どころか非効率になるため注意が必要です。

切り替えをするのが困難

仕事に集中するあまり、プライベートとの切り替えが困難になるケースが出てきます。なにかトラブルが起きたときも、新たに切り替えにくいケースも珍しくありません。

焦ってミスが増える

マルチタスクを意識するがあまり、焦ってミスすることもあります。マイルストーンに対する時間の問題から精神的プレッシャーが強くなりがちで、ミスも出てくるからです。一つの焦りが負のスパイラルとなり、ミスを連発させるデメリットも考えられます。

生産性が下がる

常にマルチタスクが生産性の向上に寄与するわけではありません。短時間で終わらせなければいけない仕事も、マルチタスクがボトルネックとなり、生産性が下って時間を浪費することもあります。効率化のつもりが足を引っ張ったケースです。

マルチタスクができるようになるには

マルチタスクができるようなるためには、いくつかのポイントがあります。マルチタスクといっても、実際にはシングルタスクを必要に応じて切り替え、効率化させることにあるからです。そのポイントを見ていきましょう。

一つ一つのタスクに集中する

特定のタスクを終わらせてから次に移るのではなく、必要に応じて切り替えることがマルチタスクです。つまり、一つのタスクを都合に応じてこなしていけば、自然とマルチタスクになります。マルチタスクはシングルタスクの集合体であると考えれば、苦手意識は下がるでしょう。

一つのタスクに集中し、必要に応じて入れ替える。これがマルチタスクのポイントです。

パーキングロット思考を導入する

今必要なことはなんでしょうか。必要ではないことは、後回しにする。この考え方がパーキングロット思考です。駐車場という意味を持つ言葉で、優先順位の低いものはいったん保留にします。

一つのタスクをこなしているとき、別のことを思いついたとします。不用意に別のタスクをしたことで、かえって非効率になることも珍しくありません。パーキングロット思考は、別のタスクで必要なことはメモ書きなどに残し、優先順位が上がってから改めて集中してこなします。これで元のタスクに集中し、効率を下げないという考え方です。

1日の中で時間を区切ってタスクをこなす

時間を区切り、タスクを設定することで効率化が上がります。人間の集中できる時間はそこまで長くありません。タスクに合わせて時間を区切ることで集中しやすくなるでしょう。優先順位を考慮しつつ1日の中でタスクを区切ると、自然とマルチタスクが見えて効率化します。

関係する業務をまとめる

マルチタスクの意味は、効率的に業務を進めることです。非効率な組み合わせで業務をこなすことは、マルチタスクではありません。

ポイントは関係性の高い業務を並行させることです。業務内容がラップすることは、まとめてしまえばマルチタスクになり効率化します。マルチタスクが苦手な人は整理できずに同じことを繰り返していることがあるため、タスクの整理から始めるといいでしょう。

「1×10×1システム」でタスクをこなす

シングルタスクの効率化にもつながりますが、「1×10×1システム」は、仕事を効率化するポイントです。まずは1分で終わる仕事から始め、終わったら10分で片付く仕事をします。最後に残ったものは1時間以上など時間が必要な仕事でしょう。そこまで長くなれば、スケジュールをしっかりと組まなければいけません。マルチタスクに組み込むと、無駄な行動が少なくなります。

関係者とのコミュニケーションは早く取る

コミュニケーションを密にし、早く取ることがマルチタスクには重要です。いったい今どのような業務が必要か、関係者とコミュニケーションを取ることで浮き彫りにできます。必要なことは優先順位が高いため、関係している業務と組み合わせれば、自然とマルチタスクになるでしょう。

まとめ

マルチタスクとは、シングルタスクの集合体であり、なんでも同時進行しているわけではありません。人間の機能の限界は越えらないからです。人間の脳は1つのことしか処理できません。マルチタスクでは考えていることが複数あるように見えますが、実は1つだけで必要に応じて切り替えているにすぎないからです。

マルチタスクの大事なことは、切り替えられる準備にあります。タスクに集中しながら、必要なときに必要なタスクに切り替える。優先順位を重要視、無駄に時間を使わない。これこそがマルチタスクの答えといえるでしょう。苦手な人は、こうした整理から始めていくと、自然とマルチタスクが身に付きます。